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1人会社や小規模法人では、売上を作る仕事だけでなく、経費精算や記帳、請求書管理まで経営者自身が行っていることも多いです。
経理担当者がいない会社では、毎月の領収書整理やカード明細の確認だけでも大きな負担になります。
そこでおすすめなのが、
事業用口座 → 法人カード → 会計ソフト
という流れを作ることです。
支払いと会計処理を最初から分けておくことで、経費管理をかなりシンプルにできます。
この記事では、1人会社・小規模法人向けに、経費管理を効率化する基本的な仕組みを解説します。
1人会社の経費管理が面倒になる原因
経費管理が大変になる大きな原因は、会社のお金と個人のお金が混ざることです。
たとえば、
- 個人のクレジットカードで会社経費を支払う
- 個人口座から会社の支払いをする
- 現金払いが多い
- 領収書を月末にまとめて処理する
- カード明細と領収書を1件ずつ照合する
といった状態になると、あとから「これは会社経費だったか」を確認する作業が増えてしまいます。
取引数が少ないうちは対応できても、会社が成長すると経理処理にかかる時間も増えていきます。
基本は「会社用のお金の流れ」を分ける
最初にやるべきことは、会社用のお金の流れを個人と完全に分けることです。
理想的な形は、
会社の銀行口座
↓
法人カード
↓
会計ソフト
です。
会社経費はできるだけ法人カードから支払い、カード利用分は会社口座から引き落とします。
さらにカードと銀行口座を会計ソフトに連携しておけば、明細を自動取得しながら記帳できます。
これだけでも、経理の手入力をかなり減らしやすくなります。
STEP1 法人口座を事業専用にする
まずは会社専用の銀行口座を使います。
売上の入金、税金、家賃、社会保険、カード利用代金など、会社のお金はなるべくこの口座にまとめます。
複数口座を使う場合でも、
- 入金用
- 支払用
- 納税資金用
など、目的を決めておくと管理しやすくなります。
重要なのは、会社口座から個人的な支払いをしないことです。
STEP2 経費は法人カードに集約する
次に、カード払いできる経費をできるだけ法人カードへまとめます。
たとえば、
- クラウドサービス
- 携帯電話
- インターネット
- ガソリン
- 交通費
- 事務用品
- 広告費
- サーバー代
- ソフトウェア利用料
などです。
法人カードに集約すると、利用履歴がカード明細にまとまるため、現金払いより確認しやすくなります。
1人会社であれば、年会費無料の法人カードから始める方法もあります。
関連記事：
→ 1人会社・小規模法人におすすめの法人カード｜FASIOビジネスカードの特徴・メリット・注意点
STEP3 法人カードを会計ソフトと連携する
法人カードを作ったら、会計ソフトと連携します。
カード利用明細が自動取得されるようにすると、毎回カード明細を見ながら仕訳を手入力する必要が減ります。
たとえば、
「Amazon 5,000円」
↓
会計ソフトが明細を取得
↓
「消耗品費」などの勘定科目を設定
↓
登録
という流れにできます。
会計ソフトによっては、過去の登録内容を学習して勘定科目を提案する機能もあります。
1人会社に使いやすい会計ソフト
小規模法人向けでは、主に次の3つが候補になります。
freee会計
freee会計は、取引ベースで入力できるため、会計知識があまりない経営者でも使いやすい設計です。
特に、
- 経営者自身が経理をする
- なるべく簿記用語を使わず処理したい
- 銀行やカード明細を活用したい
という会社に向いています。
関連記事：
→ freee会計は1人会社・小規模法人に向いている？料金・メリット・注意点を解説
マネーフォワード クラウド会計
マネーフォワード クラウド会計は、会計だけでなく、請求書や経費、給与などのバックオフィスサービスと組み合わせやすいのが特徴です。
会計以外の業務もまとめて効率化したい場合に検討しやすいサービスです。
関連記事：
→ マネーフォワード クラウド会計は1人会社に向いている？料金・メリット・注意点を解説
弥生会計 Next
弥生会計 Nextは、従来型の会計ソフトに近い感覚で使いたい会社や、サポートを重視する会社に向いています。
弥生シリーズを以前から使っている場合にも候補になりやすいです。
関連記事：
→ 弥生会計 Nextは小規模法人に向いている？料金・メリット・注意点を解説
STEP4 領収書は「後でまとめて」ではなく、その場で処理する
経理が大変になる原因のひとつが、領収書を何か月も溜めることです。
おすすめは、領収書を受け取ったら早めにスマートフォンなどで撮影して保存する運用です。
会計ソフトの証憑管理機能を使えば、
- 領収書
- 請求書
- クレジットカード明細
- 銀行明細
をまとめて管理しやすくなります。
月末に大量の領収書を入力するより、日々少しずつ処理した方が負担は小さくなります。
STEP5 月に1回だけ経理チェック日を作る
自動化しても、すべて放置してよいわけではありません。
最低でも月1回、
- 未登録の明細
- 領収書の不足
- 売掛金
- 買掛金
- 未払金
- 預金残高
- カード利用残高
などを確認する時間を作るのがおすすめです。
1人会社なら、月末または翌月初に30分〜1時間程度でも確認する習慣を作るだけで、決算前の作業を減らしやすくなります。
現金払いはできるだけ減らす
経費管理を効率化したいなら、現金払いはできるだけ減らした方が管理しやすくなります。
現金の場合、
- 領収書を保管する
- 日付を確認する
- 金額を入力する
- 勘定科目を判断する
- 現金残高を合わせる
という作業が発生します。
カードや銀行振込であれば取引履歴が残るため、あとから確認しやすくなります。
ただし、現金しか使えない支払いもあるため、完全にゼロにする必要はありません。
事業用口座・法人カード・会計ソフトをセットで考える
経理効率化で重要なのは、1つのサービスだけ導入することではありません。
たとえば会計ソフトだけ導入しても、会社経費を個人カードで支払っていれば、立替処理は残ります。
逆に法人カードだけ作っても、明細をすべて手入力していれば効率化の効果は限定的です。
そのため、
法人口座
＋
法人カード
＋
クラウド会計ソフト
を一つの仕組みとして考えるのがおすすめです。
おすすめの組み合わせ例
とにかく簡単にしたい場合
法人カード ＋ freee会計
会計知識が少なく、経営者自身が入力する会社に向いています。
バックオフィス全体を効率化したい場合
法人カード ＋ マネーフォワード クラウド会計
請求書、経費、給与などもまとめて使いたい会社向けです。
会計ソフトらしい操作感を重視する場合
法人カード ＋ 弥生会計 Next
従来型の会計ソフトに慣れている会社や、サポートを重視する場合に向いています。
詳しい比較はこちらです。
→ 小規模法人におすすめの会計ソフト3選｜freee・マネーフォワード・弥生を比較
1人会社こそ経理を自動化した方がいい
1人会社では、社長自身の時間が会社の重要な経営資源です。
経理に毎月何時間も使うより、
- 顧客対応
- 営業
- 商品・サービス改善
- 資金繰り
- 経営判断
に時間を使う方が、会社にとって価値があります。
そのため、小規模な会社ほど「人を増やす前に仕組みを作る」という考え方が重要です。
経理についても、カード・銀行・会計ソフトの連携を使って、なるべく手作業を減らしていきましょう。
まとめ
1人会社・小規模法人の経費管理を効率化する基本は、
1. 会社専用口座を使う
2. 経費を法人カードに集約する
3. 法人カードと会計ソフトを連携する
4. 領収書をその都度保存する
5. 月1回だけ内容を確認する
という流れです。
特に、
事業用口座 → 法人カード → 会計ソフト
というお金の流れを作るだけでも、経理処理は整理しやすくなります。
いきなり完璧な経理体制を作る必要はありません。
まずは個人のお金と会社のお金を分けるところから始め、少しずつ自動化していくのがおすすめです。
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